Un reporte de investigación es el registro de las acciones tomadas para establecer las razones, responsabilidades y correctivos de un incidente en una organización.
Un informe de investigación debe contener una descripción de los hechos, recolección de pruebas, análisis y conclusiones. Además, debe ser imparcial, cada conclusión debe estar bien sostenida en hechos, no en opiniones. Los informes de investigación son importantes porque establecen un precedente y determinan acciones para evitar que un incidente similar ocurra en el futuro.
¿Es conveniente usar plantillas o modelos para un reporte de investigación?
Sí, es muy conveniente, las plantillas de reporte de investigación permiten seguir una estructura, ayudan a que no se pase por alto ningún aspecto de la investigación y hacen que el informe sea más fácil de redactar y leer.
Por medio de una plantilla de informe de investigación se pueden documentar las pruebas, diferenciando las pruebas físicas de las entrevistas y garantizando que sean tomadas en cuenta de manera imparcial.
Otra ventaja de usar plantillas es que todos los informes de investigación de los incidentes siguen la misma estructura, lo que facilita las comparaciones y el seguimiento de incidentes similares o con aspectos en común.
El uso de plantillas de reportes de investigación en una organización, permite que a cualquier persona que le corresponda emitir dicho reporte, lo haga de la misma manera y con un mínimo de formación.
Otra conveniencia de las plantillas se refiere a la facilidad de su archivo y gestión administrativa.
¿Cómo se rellena la plantilla de reporte de investigación?
- La primera parte corresponde a la identificación del incidente, donde se deben incluir los nombres de los investigadores asignados al caso, la fecha de ocurrencia si aplica, la fecha de inicio de la investigación y la fecha de finalización. Puede ser que la organización tenga algún código de identificación del caso, si es así se debe incluir.
- Lo siguiente es la identificación de las personas involucradas en el incidente, con nombre, apellido, número de contacto, correo electrónico, departamento y cargo dentro de la organización.
- Los detalles del caso es lo que viene a continuación. Aquí hay que especificar si se trata de una denuncia, un incidente, una infracción o un accidente, además de todos los alegatos y declaraciones de los involucrados. También hay que incluir las pruebas y las entrevistas con testigos y expertos.
- Por último, se establecen las conclusiones, que deben venir precedidas por un análisis de todas las pruebas. Si es una denuncia, se indicará si está fundamentada, no fundamentada o es no concluyente.
¿Cómo funcionan las herramientas informáticas para emitir informes de investigación?
Existen herramientas informáticas que permiten redactar los informes de investigación de manera rápida y sencilla. Con ellas se pueden recolectar las pruebas con facilidad y dejarlas registradas de inmediato, de forma que se pueden adjuntar fotos, entrevistas, declaraciones de testigos, etc.
Una vez recolectadas todas las pruebas será muy fácil poner todo en orden para la estructuración del informe. Se pueden añadir detalles adicionales, análisis y conclusiones, de manera que la plantilla quede completa.
El programa genera el informe de manera automática, en los formatos que se quiera, y estará disponible para las personas que corresponda. El almacenamiento con estas herramientas es prácticamente ilimitado, ya que se realiza en la nube. Se pueden guardar todos los informes de investigación generados por la organización.
Ejemplo de un reporte de investigación
Para ilustrar cómo se usa una plantilla de reporte de investigación, se presenta el siguiente caso:
- En una empresa de herrería se presentó una avería en un taladro, ocasionando la pérdida del equipo. El encargado de mantenimiento afirma que el desperfecto se debió a que el cable de suministro de energía eléctrica estaba deteriorado, y que el electricista en cuestión estaba informado para cambiarlo hacía 2 semanas, y no lo hizo.
- El electricista afirma que, en efecto, él no cambió el cable, pero fue debido a que nunca recibió la orden de hacerlo.
- Se asignan dos investigadores al caso, quienes comienzan a rellenar los datos del incidente en la plantilla de reporte de investigación, asentando toda la información ya descrita.
- El caso se establece como una denuncia y así se indica en la plantilla de reporte de investigación.
- Luego comienza la corroboración de todos los hechos expuestos, se hace revisar el taladro con un técnico especializado, quien confirma que la avería se debió al cable, como indicó el encargado de mantenimiento.
- Se indica dicha revisión y la confirmación del técnico en plantilla.
- Luego, se revisan las órdenes de trabajo y se constata que no hay ninguna correspondiente al cambio de cable. También se indica en la plantilla con todos los soportes.
- Por último, se entrevista a todo el personal y un operario declara que él escuchó la orden verbal del encargado de mantenimiento hacia el electricista, para hacer la sustitución del cable. Esta entrevista también se registra en la plantilla de reporte de investigación.
- Al volver a interrogar al electricista, este afirma que, en efecto, él oyó la orden verbal, pero se quedó esperando la orden por escrito, la cual nunca llegó. Los procedimientos indican que todas las órdenes deben ser por escrito.
- Los investigadores constatan los procedimientos de la empresa y confirman que el electricista está en lo correcto.
- El encargado de mantenimiento alega que, aunque existe ese procedimiento, debido a la dinámica de trabajo, muchas órdenes son verbales.
- Todas las entrevistas y alegatos se documentan apropiadamente mediante la plantilla de reporte de investigación.
- Los dos investigadores del caso se reúnen para analizar todas las pruebas y realizar el correspondiente análisis, se documenta esta reunión y se indica en el reporte.
- Los investigadores concluyen que la denuncia no está fundamentada y se recomienda que se instruya al encargado de mantenimiento a impartir todas las órdenes según el procedimiento.
- Esta conclusión se indica en la plantilla de reporte de investigación y se genera el informe, que queda disponible para los directivos que corresponda.
Como se puede ver, la plantilla de reporte de investigación permite llevar el procedimiento de manera metódica y ordenada, sin olvidar ningún detalle, ni dejar ningún cabo suelto.
