Antiguamente, adoptar un sistema digital para controlar el horario de los trabajadores era una opción por la que podían decantarse las empresas. Sin embargo, en 2025 es obligatorio. Es por este motivo que, tanto las de nueva creación como las ya existentes, hacen todo lo posible con tal de dar con un buen software que no solo les permita cumplir la ley, sino también obtener varios beneficios. En próximas líneas hablaremos de uno de ellos: Visualtime, un popular sistema de control de presencia.
Varios aspectos son los que llaman poderosamente la atención de las empresas, las cuales no se lo piensan dos veces a la hora de optar por esta solución informática a pesar de haber muchas otras alternativas. Uno de ellos se resume en lo completo que llega a ser, puesto que no se limita a las funciones de control horario.
Cualquier acción que, de una u otra manera, esté relacionada con la gestión del tiempo de trabajo, puede llevarse a cabo con la ayuda de Cegid Visualtime. Y es que su intuitiva interfaz alberga herramientas muy variadas con las que es posible obtener importantes beneficios. Seguidamente, analizaremos cinco de las más influyentes.
Gestionar los recursos
No importa si se trata de una empresa en la que está implementado el teletrabajo o se opta por la modalidad presencial. Tampoco afecta el hecho de que pertenezca a un sector u otro. En todos los casos, Visualtime permite gestionar los recursos, así como planificarlos e incluso automatizarlos.
Averiguar el estado de todo el equipo
Con una PYME de cinco trabajadores puede resultar sencillo saber el estado en el que se encuentra todo el equipo. Pero, ¿qué sucede con aquellas empresas cuya plantilla es mucho mayor? Por ejemplo, con una multinacional es algo bastante engorroso, aunque con la ayuda de Visualtime pasa a ser coser y cantar.
Una única interfaz que destaca por ser muy intuitiva aglutina toda la información necesaria. En concreto, te hace saber qué empleados están activos en el trabajo y cuáles permanecen ausentes, sea cual sea la causa que les lleve a ello: vacaciones, cita médica, etcétera.
En este último sentido, es reseñable que Visualtime, el programa desarrollado por Cegid, permite gestionar la documentación relacionada con esa ausencia, desde el parte de baja hasta el justificante médico que demuestra que el profesional tiene un problema de salud que le impide asistir a su puesto de trabajo.
En este sentido, hay que decir que Visualtime está muy bien adaptado a los tiempos actuales. No solamente hablamos del aspecto normativo, sino también de la realidad de 2025: muchos empleados desarrollan sus actividades profesionales desde la comodidad del hogar. Si es el caso de algunos de tus trabajadores, has de saber que podrás saber cuál es el estado del teletrabajo para que el control horario se lleve a cabo de manera tan efectiva y precisa como con el empleo presencial.
Gestionar las vacaciones
Habiendo mencionado recientemente las vacaciones como un motivo de las ausencias, ha llegado el momento de ahondar en su gestión. Obligatoriamente, la empresa debe ofrecérselas a todos sus empleados, aunque las fechas clave como el mes de agosto suelen estar muy solicitadas.
En caso de no gestionar las vacaciones óptimamente, esto se traduciría en un problema, sobre todo en caso de que se trate de un negocio que no puede interrumpir el servicio al cliente ni un solo mes al año.
Visualtime cuenta con un módulo específico para la gestión de las vacaciones de los trabajadores. El calendario es una gran ayuda visual para realizar todas las tareas de manera sencilla y rápida.
Planificar turnos
El funcionamiento de la herramienta de Cegid Visualtime desarrollada para planificar turnos recuerda mucho al del gestor de vacaciones. Basta con hacer clic en el día de la semana deseado para organizar cada turno de los empleados que forman parte de la plantilla.
Las diversas tonalidades ayudan a hacerse una idea más visual de todo el contenido que alberga la pantalla.
Acceder al expediente de los empleados
Terminamos con una función que es imprescindible en las empresas de hoy en día: el expediente del empleado. En el caso de Visualtime, Cegid ha desarrollado un sistema capaz de centralizar el 100% de los datos. Todos ellos pasan a estar disponibles en un archivo que puede personalizarse.
Como es de esperar, en estos expedientes aparece información privada o sensible. Aun así, Visualtime funciona confidencialmente sin que la RGPD se vulnere de ninguna manera, cumpliendo todos y cada uno de los puntos de esta importantísima ley.
Como acabamos de ver, Cegid Visualtime es un sistema de control de presencia muy completo, pero ello no deriva en dificultades a la hora de utilizarlo. Todo lo contrario: al presumir de una interfaz tan intuitiva, las acciones se efectúan en un abrir y cerrar de ojos, por lo que la productividad del departamento de RRHH está garantizada.
