Según la Ley de Protección de Datos deben eliminarse todos los documentos y dispositivos que contengan identificación personal.
La legislación es muy clara, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), con objeto de salvaguardar toda aquella información confidencial y personal, exige al que tiene en su poder esa información, a que ponga todas las medidas oportunas para evitar, a toda costa, el trasvase de dichos datos. Al mismo tiempo, pide la destrucción de todos aquellos que carezcan de utilidad para la compañía, así como para la finalidad para la que fueron recabados.
Por todo ello, es preciso advertir a todas las empresas, autónomos y responsables de las compañías, de que en caso de incurrir en algún delito o falta contra el RGDP, se puede saldar la acción con multas económicas que son capaces de alcanzar incluso el 4% respecto a la facturación anual, lo que puede suponer un contratiempo en las finanzas de bastante envergadura.
Con objeto de ofrecer soluciones integrales a estas necesidades de las compañías, nacen empresas como Confidencial Plus, cuya especialización es recopilar y proceder a su posterior destrucción de documentos, tanto físicos como en papel, como los que se almacenan en soportes digitales y que contienen datos privados. También, este tipo de empresas auxiliares se encargan de la propia gestión de los residuos que generan la destrucción de ese material y les dan una segunda vida a través del reciclaje.
A todo lo anterior, hay que añadir un plus, como es el hecho del compromiso por proteger el medio ambiente. También, la inmensa labor de integración que la compañía demuestra, ya que es un centro laboral con vocación social, al ser una empresa en la que la mayoría de su plantilla está compuesta por personas con alguna capacidad diversa.
¿Qué documentos se deben destruir?
Según marca la legislación aplicable, se debe proceder a la destrucción de toda la documentación que tenga datos confidenciales y personales, ya sean de los trabajadores, así como de los propios clientes, dándose la circunstancia de que esos datos no se hayan utilizado, o sí, o no se vaya a hacer uso de ellos en fechas próximas. Por supuesto, está prohibido tratar esos datos para los fines para los que no fueron recopilados. Todas esas razones son las que llevan a la destrucción de documentos en Vitoria, donde las empresas y compañías deben eliminar archivos y documentos tales como currículos, nóminas, informes de recursos humanos, contratos o declaraciones de impuestos que ya no tengan validez.
Una variedad de servicios, según las necesidades del cliente
Este tipo de compañías suelen adaptarse a las necesidades de sus clientes. Es por eso que, en las carteras de servicios, ofrecen una variedad de soluciones que buscan encajar con cada uno de los tipos de empresas que las contratan, para acabar con los documentos confidenciales en base a la ley.
Servicios puntuales
En este caso, siempre demandado por las empresas usuarias, se procede a la retirada y posterior eliminación. De esta forma, se suelen contratar dichos servicios por empresas más modestas, que cuando acumulan una cantidad importante de documentos, necesitan proceder con estas destrucciones periódicas, con objeto de cumplir los preceptos del RGPD. Con este servicio es posible la clasificación de documentación no sensible, por tanto, al no ser necesaria su destrucción en partículas P3, se ahorra dinero y costes innecesarios.
Retirada periódica de documentos
Al mismo tiempo, cuando el volumen y la generación de documentos es muy amplia, lo mejor es contratar la retirada periódica de residuos y proceder a la destrucción de documentos Gipuzkoa, así como en otras provincias, con la periodicidad acordada. Este servicio se suele hacer a través de contenedores de seguridad que se adaptan al cliente y preservan la privacidad de los datos incluidos en los archivos, hasta su destrucción. Una vez eliminados, la empresa recibe un certificado de destrucción a través del e-mail.
Destrucción de soportes digitales con información privada
Por último, estas empresas también trabajan en la eliminación de soportes digitales que contienen información personal o sensible, como pueden ser CD, DVD, USB, discos duros SSD, HDD, etc. En cualquier caso, las compañías están en el obligado cumplimiento de certificar y trabajar activamente en la eliminación de datos confidenciales, archivados en cualquier soporte digital, ya que es la manera adecuada de cumplir con la normativa de protección de datos.
