Casi 3 millones de pymes forman el tejido empresarial español. Según el INE, en prácticamente todas ellas, las nuevas tecnologías están ahora más presentes que nunca. Aunque el nivel de implementación de las TIC varía de unos negocios a otros —la tasa de penetración es inferior en las empresas con menos de 10 trabajadores—, en ambos casos, las que tienen ordenadores y web propia suponen más del 80 %. Para avanzar aún más en este proceso de digitalización, algunas han decidido implementar las soluciones informáticas que las grandes compañías ya están utilizando.
Apple, Google, Microsoft y Amazon, las cuatro marcas con más valor en el mercado, tienen algo en común que se extiende más allá de su envidiable posición: el uso de softwares de ERP, con los que ofrecen a sus clientes servicios personalizados y de calidad a pesar de la ingente cantidad de usuarios a los que atienden en todo el mundo. Sin duda, la automatización de las tareas que sus trabajadores desarrollan cada día ha influido en su éxito y escalabilidad.
Así pues, ¿cómo podrían las pymes, con un programa de Enterprise Resource Planning, mejorar sus cifras y garantizar, al mismo tiempo, el control laboral en España? Enseguida, lo vemos.
Problemas empresariales comunes que el ERP solventa
La planificación de recursos empresariales o ERP, por sus siglas en inglés, consiste en optimizar los recursos de la empresa donde se implementa el software. A diferencia de otros programas, los softwares de ERP han sido configurados para recopilar toda la información que un negocio necesita conocer en un solo espacio. Estos datos abarcan desde el sueldo de cada uno de los empleados hasta el stock disponible en almacén. Toda esta información se almacena y actualiza en un solo lugar y en tiempo real, de modo que los departamentos que conforman la empresa pueden consultarla fácilmente.Al centralizar la información, cada vez que se produce un cambio en los datos del proveedor/empleado/cliente, todos los departamentos autorizados visualizan los datos ya modificados. Esta centralización informativa minimiza el riesgo de cometer errores por no actualizar los cambios, que es lo que normalmente sucede cuando la información se conserva en un sinfín de bases de datos.Con los softwares de ERP, la comunicación entre los departamentos mejora notablemente. Además, al agilizar este intercambio de información, el tiempo que la empresa tarda en responder a las solicitudes y reclamaciones de sus clientes disminuye.
Anticiparse a las necesidades del público
Cegid se ha especializado en diseñar y desarrollar soluciones informáticas en cinco áreas: finanzas, recursos humanos, contabilidad, comercio minorista, y emprendedores y pequeñas empresas. Ante el auge de la Inteligencia Artificial, también ha decidido implementar la IA en los programas de ERP que instala y personaliza (esto último, en función de las necesidades específicas de los negocios que requieren su ERP).Para ello, los softwares de ERP fusionan dos aspectos: su compatibilidad con tiendas online y el uso de la IA. De esta forma, generan automáticamente informes y estadísticas con los que la empresa puede tomar soluciones basadas en datos reales y actuales. De hecho, la Inteligencia Artificial se está utilizando mucho en el campo del forecasting (obtención de pronósticos).A partir de los datos antiguos y actuales, los programas de ERP con IA realizan una lectura de lo que será tendencia próximamente. Las empresas hacen uso de esta funcionalidad para predecir el comportamiento de los clientes y, en función de ello, diseñar sus estrategias de marketing o comercializar productos y servicios que se ajusten a esas necesidades futuras.
Adaptarse rápidamente a la nueva normativa legal con ERP
Cruz Roja, Nivea, Carglass, Haribo, Bosch… son nombres que conocemos bien en España. De ahora en adelante, tanto si las empresas han sido originalmente fundadas en nuestro país como si son sucursales de compañías extranjeras, deberán implementar un sistema informático que registre digitalmente la jornada laboral de sus empleados. También se pretende (esto será a partir de 2026) que todos los autónomos (con y sin empresa) emitan sus facturas en formato electrónico. Como puede observarse, el Gobierno insta a digitalizarse a los trabajadores por cuenta propia, a los emprendedores y a los empresarios.
Para cumplir con estas nuevas exigencias, y adaptarse a la nueva jornada laboral de 37,5 horas/semana, el software de ERP incluye la administración del tiempo laboral entre sus funcionalidades.
Hacer más en menos tiempo con ERP
Los programas de ERP para gestionar el tiempo permiten registrar la jornada laboral de cada empleado, especificando la hora de entrada y salida, además de las pausas pertinentes a las que el trabajador tiene derecho durante su jornada. También simplifican la tarea de organizar los turnos de trabajo y gestionar calendarios y vacaciones, bloqueando solapamientos indeseados.
Por otro lado, el software proporciona informes sobre productividad, dando así la oportunidad a la empresa de premiar el alto rendimiento de su plantilla o de implementar los cambios que estime oportunos para evitar que la producción decaiga. Además, la empresa podrá conceder permisos y visualizar las bajas justificadas y las ausencias inesperadas, incluso, desde la app del móvil.
Todas estas funcionalidades se dirigen tanto a las empresas convencionales, con una plantilla que trabaja in situ, como a las compañías que siguen un modelo híbrido (combinando presencialidad con teletrabajo) y un modelo plenamente online.
